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下面以收文子表中的“部門”在表單中的顯示與否為例說明 首先，進入“編輯錄入項目”窗口。然后按下述步驟進行：
單擊鼠標左鍵，并使“序號”列的小方框內(nèi)置上勾；
在選定“部門”字段的基礎(chǔ)上，用鼠標左鍵單擊窗口右邊的上、下箭頭按鈕，可將“部門”字段調(diào)整到需要的位置；、如上圖所示的登記號字段一樣，如想設(shè)置某一字段為必填或是其內(nèi)容唯一，則可在其對應(yīng)的空格中雙擊鼠標左鍵，則系統(tǒng)自動打上“√”即可。
提示：
單擊“全選”按鈕，可將所有的字段選中并可進行其它設(shè)置；
單擊“清除”按鈕，可將所有字段置為未選中狀態(tài)；
重新編號”按鈕，用于為各已調(diào)整好的字段編號；
選定字段，單擊“上”或“下”箭頭按鈕，再按回車鍵，被選定字段也可向前或后移動。

保存列表風格
用戶將調(diào)整好的列表寬度永久保存，直到下一次重新調(diào)整為止。
將列表寬度調(diào)整好之后，點菜單命令“目錄管理—表單管理—保存列表風格”，即可。

設(shè)置固定值
用于設(shè)置選定數(shù)據(jù)表中，特定字段項目的固定值。如：當“年度”被設(shè)置了固定值“2005”，那么無論在著錄界面“年度”輸入框中輸入任何值，點擊“確定”保存后，該條記錄的“年度”仍然是“2005”。
例如，設(shè)置文書檔案目錄的立卷部門字段，自動輸入固定值為辦公室。步驟如下：
1.右鍵單擊“辦公室→文書案卷目錄”，選擇“表單管理→設(shè)置固定值”；在“項目名稱”列表框中選擇“立卷部門”，在“=”右側(cè)選擇“辦公室”（或者根據(jù)實際情況選擇其他科室）；單擊添加項目，可以在下面看到“立卷部門=辦公室”，單擊“確定”即可。
右鍵單擊“辦公室→文書卷內(nèi)文件目錄”，選擇“表單管理→設(shè)置固定值”；在“項目名稱”列表框中選擇“承辦部門”，在“=”右側(cè)選擇“辦公室”（或者根據(jù)實際情況選擇其他科室）；單擊添加項目，可以在下面看到“承辦部門=辦公室”，單擊“確定”即可。